個人情報の取扱い グリーンシステム株式会社

個人情報の取扱い

グリーンシステム株式会社(以下「グリーンシステム」と呼称)は、当社の「個人情報保護方針」に従って個人情報の保護を行い、下記の各事項について遵守します。

1.個人情報取得の目的

グリーンシステムは個人情報を以下のような目的で利用させて頂きます。 従業員の人事・教育・経理・勤務管理・安全管理・福利厚生・広報・採用活動・顧客又は公共機関への提供

2.個人情報の管理

グリーンシステムは個人情報を取り扱うにあたり個人情報保護管理者を置き、適切な管理を行います。取得した資料は以下の管理を施し、返却はしません。 グリーンシステムは個人情報の紛失、誤用、改変を防止する為、厳重なセキュリティ対策をし、個人情報をアクセスコントロール、パスワードコントロールをした安全な環境下に保管します。

3.個人情報の保管期間

グリーンシステムは個人情報を社内規定で定める期間保管します。保管期間を経過したものについては、厳格な管理の元、裁断処理により破棄します。

4.個人情報の開示

グリーンシステムは、個人情報を、以下の何れかに該当する場合を除き、第三者に開示・提供しないものとします。
・本人に個人情報の開示・提供について同意戴いた場合。
・法令または官公庁の要請により開示・提供が必要な場合。

5.個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等

グリーンシステムが保有する個人情報に対して、開示・訂正・利用停止・削除及び利用目的の通知を申し出る事が出来ます。 グリーンシステムはこれらの申し出があった場合は、本人または代理人であることを確認した上で、速やかに対応するものとします。 ご請求等につきましては、各業務責任者又は窓口に電話、電子メール、FAX、郵送にてご連絡ください。

6.本人又は代理人の確認

個人情報の開示・訂正・利用停止・削除及び利用目的の通知の申し出があった時は、本人または代理人であることを下記の手順で確認します。

1) 請求者が従業員の場合
請求者が従業員の場合、本人確認はグリーンシステムに直接出向いてもらい確認します。 ただし、業務の都合上グリーンシステムに来ることが困難である場合は、請求者が従業員以外の場合と同様の手順で本人確認を行います。
ア) 請求者が常勤従業員の場合、社員証を提示してもらい本人である事を確認します。
イ) 請求者が非常勤従業員の場合、自動車運転免許証等の写真付証明証を提示してもらい本人である事を確認します。
ウ) 請求者が非常勤従業員で写真付証明証を持っていない場合、健康保険証等の写真無証明証を複数提示してもらい本人である事を確認します。

2) 請求者が従業員以外の場合
ア) 請求者が直接グリーンシステムに来社された場合
①写真付証明証を提示してもらい本人である事を確認します。
②写真付証明証を持っていない場合、写真無証明証を複数提示してもらい本人である事を確認します。
③上記①、②の何れの条件を満たさない場合、生年月日、現住所等を答えてもらい、本人である事を確認します。
イ) 請求者が直接グリーンシステムに電話をかけてこられた場合
①生年月日、現住所等を電話にて答えてもらい、本人である事を確認します。
ウ) 請求者がグリーンシステムにFAX又は郵送、電子メールにて請求された場合
①FAX、又は郵送、電子メール及び電子メールに添付されたファイルに生年月日、現住所等が記載されている場合、その項目が一致している事で本人からの請求である事を確認します。
3) 請求者が情報主本人ではなく、情報主本人に委任された代理人の場合
下記の条件を全て満たした場合にのみ情報主本人の確認とします。
ア) 代理人が直接、グリーンシステムに来られている事。
イ) 情報主本人が代理人に委任している事をしめす委任状を提出する事。尚、委任状には情報主本人の署名、捺印と代理人の署名、捺印が全て存在する事とします。
ウ) 情報主本人を証明する複数の公的機関発行の証明証のコピー
エ) 代理人を証明する証明証。写真付証明証あるいは、複数の写真無証明証を提示してもらいます。

7.手数料

グリーンシステムは本人からの個人情報の開示、利用目的の通知の申し出を受けるにあたって、郵送等で費用が発生する場合、合理的と思われる範囲内において手数料を請求します。

グリーンシステム株式会社
個人情報保護管理者 石川 博之

◆◇◆◇◆ 個人情報保護に関する問い合わせ先 ◆◇◆◇◆
○窓口名称 :苦情・相談問い合せ窓口
○連絡先TEL :06-6347-5575
○連絡先FAX :06-6347-5570
○連絡先E-mail :privacy@grs.co.jp